Organiser son temps quand on est indépendant

“L'avenir n'est jamais que du présent à mettre en ordre. Tu n'as pas à le prévoir, mais à le permettre”. Antoine de Saint-Exupéry

La gestion du temps est cruciale si vous êtes indépendant. Personne ne vous dit vraiment ce que vous devez faire - vous êtes votre propre patron. Et c'est là que réside le défi : vous pouvez faire ce que vous voulez, d'où vous voulez.

En tant que salarié vous devez arbitrer votre temps entre le personnel et le professionnel. En tant que freelance vous devez arbitrer votre temps entre le personnel, les missions, l’administratif et la prospection.

Partie I : Optimiser son temps pendant la journée

Créer une routine

En tant que consultant indépendant vous alternez peut être entre des journées chez différents clients, des journées à distance et des journées de prospection. On perd alors la routine que l'on avait en tant que salarié en entreprise. Et c'est tant mieux de ne plus être enfermé dans la routine de son poste. Pourtant la routine, quand elle est bien choisie et définie en fonction de ses besoins, crée un espace pour la productivité et la créativité.

Il ne s'agit pas de recréer une routine pour la journée entière, mais plutôt des moments le soir ou le matin. Hal Elrod est le maître spirituel incontesté des matins réussis. Au travers de son livre The Mirale Morning, il nous partage sa recette d’un matin plein d’énergie, permettant de capitaliser tout son potentiel tout au long de la journée.

Faire attention au multi-tâches

Le multi-tâches est un piège très récurrent chez les salariés et encore plus chez les freelances. Le risque ? Vouloir gérer sur une même journée ses 3 clients, son commercial et son administratif. Selon Keap, une entreprise spécialisée dans le coaching d’organisation et de planification, le switch-tasking (communément mais incorrectement appelé multitâche) peut nous faire perdre jusqu'à 40 % de notre productivité.

On pourrait vous recommander beaucoup d’applications et d’outils de gestion du temps mais il n’y a pas de recette miracle. Seule l’auto-discipline peut vous permettre de sortir du multitasking. Pensez aussi à couper et paramétrer les notifications (email, LinkedIn, téléphone…) pour éviter les interruptions qui auront tendance  vous faire commencer une nouvelle tâche en plus de celle en cours.

Être dans un état de “flow” (concentration maximale)

Aussi connu sous l'appellation “peak performance”, l’état de flow désigne l’état de concentration maximale que peut atteindre un individu. Un exemple de méthode pour l’atteindre : la méthode pomodoro. Cela permet de deux choses :

• Une meilleure gestion du temps. En travaillant par sprint de 25 minutes suivi de 5 minutes de pause, vous perdrez moins de temps à passer constamment d'une tâche à une autre. Et comme vous accomplissez vos tâches d'une seule traite, vous les réalisez aussi plus vite.
• Une meilleure gestion de l'énergie. Travailler continuellement sans prendre de pause est la façon la plus rapide de perdre votre énergie. En vous accordant des pauses toutes les 25 minutes, vous rechargez les batteries régulièrement et vous êtes capable de garder un meilleur niveau d'énergie tout au long de la journée.

Cette méthode implique évidemment de couper toutes les notifications et interruptions potentielles. Vous devriez être capable de travailler 25min sans consulter Linkedin ou votre téléphone ?

Apprendre à gérer ses priorités

La matrice de Eisenhauer est par exemple un excellent moyen pour prioriser vos tâches. Il s’agit de différencier l’urgent (le téléphone sonne) de l’important (je dois envoyer mon devis au client). Cette matrice est un bon outil de réflexion pour prendre du recul par rapport à ses tâches, mais ne vous aidera pas au quotidien à vous organiser.

Pour cela la méthode GTD (Getting Things Done) est excellente. Le principe : ne rien garder en mémoire et centraliser toutes ses tâches à un endroit (physique ou digital). L'intérêt principal est de pouvoir prioriser en temps réel en ayant une vision globale de ses tâches. Certains outils comme Trello (outil de gestion de tâches) peuvent s’avérer très utiles. Cette méthode est très complète et nous vous recommandons le livre de David Allen, Getting Things Done (ou S’organiser pour Réussir). 

Partie II : S’organiser sur le temps long

Mettre en place un équilibre entre vie professionnelle et vie privée

Rappelons que 39% des employés ne pensent pas avoir un bon équilibre vie pro / vie perso. C’est beaucoup sachant que, selon l’étude « Révélez vos talents » d’Automatic Data Processing (ADP) qui a interrogé plus de 2 500 travailleurs, trois quarts des salariés français (75%) préfèrent garder bien distinctes et clairement séparées leur vie professionnelle et leur vie personnelle. Et c’est encore plus compliqué lorsqu’on est indépendant.

Le risque d’empiètement sur la vie personnelle est notamment présent si vous êtes en mission 5 jours par semaine. Dans ce cas l’administratif et la prospection commerciale se feront le soir ou le week-end.

Quelques suggestions :

• Opter pour une mission à 4,5jours /semaine
• Déléguer et automatiser tout son administratif
• Demander 1 jour par mois off sur sa mission
• Dédier 45min de pause déjeuner par semaine à ces sujets
  

Regrouper des tâches

Pour être efficace, il faut éviter de se disperser. Afin d’éviter de gaspiller votre temps, mettez en place des plannings pour les tâches qu’il faut faire régulièrement.

La facturation : au lieu de faire quelques minutes de facturation ou de comptabilité tous les jours, mieux vaut prévoir 2 ou 3 heures une fois par mois qui seront dédiées à votre gestion comptable.

La prospection : plutôt que de se disperser un peu chaque matin sur Linkedin, mieux vaut se réserver une plage horaire de 2 heures pour gagner en efficacité. Pensez aussi à l’automatisation (prospectin, hubspot…) et à utiliser des outils de planification d’emails. Cela vous permettra de rédiger tous vos emails de relance / remerciement / demande de mis en relation sur un même créneau même si vous ne souhaitez pas les envoyer immédiatement.

S’organiser dès le dimanche

D’après le baromètre 2018 “Climat social et qualité de vie au travail” du Cegos, les travailleurs gagnent 34% de productivité au cours d’une semaine dont l’organisation a été faite le dimanche plutôt que le lundi matin. Les principales raisons sont la mauvaise conscience (du fait de ne pas travailler réellement), le fait que la semaine ne “soit pas bien lancée” et enfin le fait que “l’emploi du temps est à 76% moins bien tenu”. L’étude indique également que le temps moyen pour s’organiser sa semaine ne doit pas prendre plus d’une heure. L’idée n’est pas de sacrifier votre dimanche après-midi !