Productivité : Comment tirer le meilleur de ses collaborateurs ?

Si l'objectif principal des entreprises reste le gain de productivité, cette dernière n'a aujourd'hui plus le même sens. Aux premiers jours du XXème siècle et l'avènement du Fordisme, l'activité de la majorité des entreprises étaient manufacturière. Dès lors, la définition du gain de productivité revenait à produire plus de pièces. Pour cela les solutions se trouvaient dans l'amélioration des outils ou dans l'optimisation des processus. Pour les salariés, l'équation se résumait à "travailler = manger". C'est pourquoi cet accroissement constant de l'activité pour vendre plus bénéficiait à toutes les parties.

Aujourd'hui, la productivité ne peut plus se définir par le nombre de pièces fabriquées sur une période donnée. En effet, l'organisation ne se base plus sur les mêmes fondements qu'au début du siècle dernier. La majorité des activités est la vente de service et non plus de produits. Pour cela, les entreprises ont besoin de l'interconnexion de multiples compétences et non plus uniquement des bras de ses salariés. Cette cassure est démultipliée par l'omniprésence de la technologie qui évolue constamment. Dès lors, les organisations se recentrent sur l'humain. C'est pourquoi la mesure de la productivité ne s'obtient plus par le compte de pièces fabriquées, mais par des KPIs qui diffèrent selon les postes et les entreprises.

Comment comprendre la productivité aujourd'hui

La productivité est indissociable de l'individu. C'est pourquoi comprendre cette notion nécessite de considérer les équipes, chacun des collaborateurs qui les constituent et les environnements avec lesquelles elles interagissent.

L'avènement du management agile dans les entreprises implique le passage à un fonctionnement en mode projet et donc la réunion des collaborateurs par équipe. Chaque projet s'établit selon une road map, avec des deadlines et des KPIs à respecter pour chaque étape. Ainsi la productivité est propre à chaque équipe projet, selon l'état d'avancement par rapport aux deadlines prévues. Chaque individu se voit fixer des tâches à accomplir, nécessaires à l'avancement du projet, selon ses compétences et capacités.

Les managers de chaque équipe sont responsables de l'analyse constante de ces données de performance. En effet, si adopter le management agile permet de s'adapter aux besoins du client rapidement, il nécessite la mise place d'actions correctives dès que les problèmes apparaissent. C'est pourquoi les managers doivent avoir une attention de tous les instants. Cela permet d'identifier l'individu dont la productivité n'est pas optimale et donc de ne pas souffrir du manque de sa compétence.

Ce fonctionnement se base sur l'humain et notamment la motivation de chaque collaborateur

Comment comprendre l'individu

Les travailleurs d'aujourd'hui appartiennent à la génération X et Y. C'est pourquoi pour motiver ses équipes il convient avant tout de comprendre leurs intentions. Ces derniers recherchent du sens dans leur travail, et veulent s'inscrire dans une démarche respectueuse autant socialement qu'environnementale. Toutes les activités nécessitent aujourd'hui des compétences de pointe, qu'une petite partie des travailleurs possèdent. Cette rareté oblige les entreprises à mettre en place une culture d'entreprise attractive pour tous ces talents. Cela n'est possible qu'après la pleine compréhension des besoins et motivations des nouvelles générations. En outre, l'autre difficulté réside dans le fait de répondre à ces demandes tout en remplissant celles des collaborateurs plus anciens.

Le développement du management agile s'accompagne d'une refonte du service des ressources humaines. Cela est nécessaire pour comprendre chaque individu, et optimiser l'utilisation de ses compétences pour l'entreprise. Cette dernière ne doit d'ailleurs plus être comprise selon le nombre d'heures travaillées par les collaborateurs. En effet, l'individu dans la méthode agile recherche de la liberté dans l'organisation de sa journée de travail. Cela se traduit par du télétravail et des horaires flexibles. Dès lors, le collaborateur allie plus aisément vie privée et vie professionnelle, ce qui accroît notablement son épanouissement et donc sa motivation. En outre, il est plus à même de travailler plus lors des périodes où le travail s'accumule. Ainsi être plus efficace et respecter les deadlines.

Comment communiquer avec ses collaborateurs

Après la compréhension des motivations de chacun des collaborateurs, l'autre étape pour augmenter la productivité est la communication avec chacun d'eux. Le nombre de freelances augmente dans les entreprises, les différents membres des équipes travaillent dans des endroits différents à des heures différentes.

L'objectif premier de la communication est d'apporter de la visibilité aux collaborateurs sur la stratégie générale de l'entreprise et comment leur travail y participe. Ainsi ils peuvent s'inscrire dans le projet global et donner du sens à leur activité quotidienne. Pour cela chaque manager doit apporter de la clarté. Tout d'abord sur les objectifs de l'entreprise, sur la situation qu'elle traverse (sans minimiser les difficultés et grossir les réussites) puis sur comment cela va se traduire concrètement pour chaque équipe. Enfin la communication se joue aussi sur la définition des postes, donc sur la fiche de ce dernier et les attentes quotidiennes qui l'accompagnent.

Le deuxième palier de communication réside dans la compréhension par les collaborateurs des attentes et des deadlines pour leur projet. Accroître la productivité est précédé par la pleine connaissance des demandes qui accompagne et définisse le projet. Une clarté totale est nécessaire aux collaborateurs pour accomplir leurs tâches.

Si la communication évolue avec le management agile, les outils aussi. En effet, la séparation physique des collaborateurs oblige les managers à user des canaux digitaux pour communiquer. Or ces derniers ne permettent pas de faire passer tout l'aspect non verbal d'un échange en face à face. C'est pourquoi la clarté est nécessaire. En outre, l'échange de mail doit être constant et l'utilisation de visioconférence fréquente.

Comment externaliser peut optimiser la productivité

Le nombre de freelances augmente aujourd'hui de manière exponentielle. Si cette évolution demande aux entreprises d'adapter leur fonctionnement, elle représente une opportunité en matière de gain de productivité.

Tout d'abord, les entreprises bénéficient du "juste à temps". Elles peuvent en effet faire appel à des experts pour apporter des compétences spécifiques à des moments donnés. Cela permet de renforcer les équipes aux moments opportuns, d'avoir accès aux compétences que lorsque c'est voulu et donc de ne pas avoir un interne inactif ou mal utilisé une partie de l'année. Ainsi, faire appel à des freelances permet de réduire les coûts et d'augmenter la productivité lors des périodes d'accumulation de travail et donc d'optimiser l'activité et les profits.

Cet apport des freelances est souvent oublié, et pourtant primordial : ils permettent aux équipes internes de monter en compétence. Le recours à un expert externe permet d'accéder à l'expérience de ce dernier sur une compétence et/ou un secteur en particulier. En plus d'optimiser le projet, chaque collaborateur apprend de l'expérience de l'expert et parfait donc ses compétences. Après chaque intervention d'un expert, l'entreprise élargit son panel d'expertises en interne et améliore celles déjà présentes. La productivité peut ainsi être améliorée par l'usage des mobilités internes, et s'obtenir en réduisant encore les coûts. C'est pourquoi faire appel à des freelances inscrit l'organisation dans un cercle vertueux.