Gestion des ressources humaines : 5 avantages apportés par le digital

La gestion des ressources humaines a longtemps été considérée comme une simple fonction support permettant de trouver des employés. L'arrivée du digital a changé cette situation en fournissant aux professionnels des ressources humaines des outils pour réduire les tâches administratives. Ce gain de temps a, ainsi, permis aux services RH de se concentrer sur les problèmes nécessitant plus d'attention.

Avant les applications mobiles et le cloud computing, la gestion des ressources humaines était définie par des piles de papiers et une lutte constante pour suivre la conformité. En simplifiant les tâches comme le recrutement, la tenue de dossiers et la paie, les outils digitaux ont considérablement amélioré l'efficacité, la précision, la transparence et la satisfaction des employés. Les ressources humaines sont donc au premier plan pour participer à la nouvelle organisation des entreprises.

La situation est complexe : en plus de leurs anciennes responsabilités, on demande aux services RH de réinventer la gestion des talents, d'utiliser de nouvelles applications mais aussi d'améliorer l'expérience des employés. On peut donc observer les 5 avantages principaux de cette digitalisation.

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1 - L'amélioration du processus de recrutement

Le recrutement de nouveaux employés est un processus long et coûteux. Il est néanmoins de plus en plus facile de trouver des gens compétents qui conviennent parfaitement à votre entreprise.

Par le passé, les recruteurs recherchaient des employés en utilisant le réseautage, les offres d'emploi et même le journal. Malgré le passage en revue de centaines de candidatures et la rencontre de quelques-uns d’entre eux, les recruteurs n’étaient pas toujours satisfaits des profils finaux. Cela entraînait, donc, du gaspillage d'argent, de temps et d’énergie.

Entre les réseaux sociaux comme LinkedIn et les tests de présélection, les services RH peuvent désormais toucher un large public et évaluer plus efficacement les compétences et la personnalité d'un candidat. L'Intelligence Artificielle permet, en effet, de faire un premier tri dans les candidatures. C'est le cas de Mya, un chatbot qui répond en moyenne à 75% des questions des candidats sur le processus de recrutement. Wendy est, quant à elle, une IA qui informe les candidats des opportunités d'emploi, du processus de recrutement et de la culture de l'entreprise. Une étude menée par Deloitte a montré en 2017 que  33% des services RH observés utilisaient l'Intelligence Artificielle (IA) pour améliorer leurs services.

Cependant, le processus d'embauche n'est pas le seul qui a été amélioré grâce au digital. La main-d'œuvre est désormais mondiale et mobile. L'intégration de la technologie dans la gestion des ressources humaines permet de réaliser des entretiens dans des salles virtuelles ou par vidéo intelligente interactive. Ces types d’outils permettent une communication en face à face, peu importe la position des interlocuteurs. Une multitude d’applications et outils comme Numen ont été conçus pour accélérer et simplifier les process de candidature.

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2 - La conservation des données en ligne

Pour être conformes avec la législation, les équipes RH ont longtemps eu besoin de grandes quantités de documents et d'informations. Cela demandait donc de l'organisation et une capacité de stockage dédiée.

Aujourd’hui, la technologie nous permet de conserver en toute sécurité des données dans le cloud. Via des fichiers électroniques, les données personnelles sont faciles à rechercher et à organiser, et peuvent être consultées en quelques clics. Grâce au cloud, toutes les informations que les services RH sont tenus de garder pendant plusieurs années n'occupent plus d'espace de stockage (physique ou numérique). Il s'agit pour les entreprises de créer son cloud en fonction des besoins des RH. Celui-ci doit être facilement adaptable pour que les évolutions futures puissent y être intégrées.

Les formulaires n'ont plus besoin d'être stockés ou remplis en double et les formulaires gouvernementaux sont facilement accessibles en ligne et imprimables au besoin. Tout ce qui concerne la mise en conformité RH est simplifié, constituant un gain de temps et de place considérable.

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3 - La gestion des compétences en temps réel

La gestion des compétences et des performances a longtemps été une fonction RH importante. Le service recueillait les commentaires des superviseurs et manageait les examens réguliers (souvent annuels) des employés. C'était un processus chronophage (réunions, évaluations de performance...) pour une efficacité limitée. Aujourd'hui, la technologie a simplifié les process et éliminé de nombreuses étapes inutiles, tout en ouvrant une boucle de feedback continue et plus transparente.

Il existe de nombreux logiciels conçus pour évaluer les performances à l'aide de KPI. Ils permettent de cerner rapidement les domaines où un employé (ou bien une organisation) a besoin d'amélioration. Mettre en place les solutions pour résoudre d’éventuels problèmes devient ainsi plus simple.

Les services se dirigent donc vers une gestion en temps réel des divers talents présents dans l'entreprise. En sachant quelle personne et donc quel projet avance bien ou mal, les services RH peuvent éviter les problèmes avant même qu'ils n'apparaissent vraiment. Cela évite les blocages majeurs et les pertes d'argent associées, tout en permettant aux talents de s'épanouir dans des projets qui leur correspondent.

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4 - Donner un accès plus libre aux données

Les employés aiment savoir comment leurs salaires et leurs avantages sont attribués. Combien paient-ils en taxes, à combien s’élèvent leurs revenus sociaux ? Ces informations présentes sur le bulletin de paie ont pu, par le passé, représenter beaucoup d'heures de travail pour les départements RH.

Cependant, de nombreuses applications simplifient les choses en automatisant l'archivage et l'organisation des données. Les employés peuvent explorer leurs données en ligne à tout moment. Un partenariat gagnant-gagnant pour tout le monde, puisque les employés ont les informations qu'ils veulent à portée de main. Côté équipe RH, les efforts de traitement, de mise à jour et de surveillance de ces informations sont considérablement réduits.

Linkedin Salary permet, par ailleurs, à tout un chacun de se situer par rapport au salaire moyen des personnes à compétences égales, situées dans la même ville et travaillant pour le même secteur. En effet, les employés peuvent indiquer de manière anonyme leur salaire sur cette extension du réseau social, ce qui permet de créer une base de données très intéressante. Ce service récent n'est pas encore disponible en France mais il permet, à terme, d'avoir une idée du salaire offert par une entreprise au moment même de postuler à l'offre sur le réseau social.

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5 - Augmenter l'engagement des employés

Améliorer l'engagement des employés est plus important que jamais. En effet, la génération Y, qui constitue aujourd'hui une partie importante de la main-d'œuvre, a répété à plusieurs reprises n'avoir aucun scrupule à changer d’entreprise si les conditions de travail ne sont pas satisfaisantes. Cela s'observe dans les taux de turnover de plus en plus importants.

Pour contrer cela, de nombreuses solutions existent au sein des entreprises. Pour retenir une main-d'œuvre plus jeune, la bonne gestion des talents est essentielle. Wade permet, ainsi, d'aider les employés à définir leur plan de carrière ce qui leur permet de se projeter dans l'entreprise et de se sentir accompagné au quotidien. C'est ainsi que les services de gestion des ressources humaines ont de plus en plus de poids dans les entreprises. Savoir exploiter ses ressources internes est, en effet, une problématique majeure.

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Quels changements apporter aux services RH ?

La digitalisation de la gestion des ressources humaines ne peut se faire sans une évolution conséquente. Il faut donc dans un premier temps organiser la montée en niveau des équipes grâce à l'intervention d'un consultant spécialisé. Les entreprises peuvent aussi profiter des hackathons, en interne ou en externe, afin de construire le service RH de demain.

C'est tout le service qui a vocation à changer, avec l'intégration d'équipes dédiées au digital au sein des RH. Ford ou encore Royal Bank of Canada ont fait ce choix et possèdent désormais un service RH particulièrement dynamique.

De plus, comme tous les autres services de l'entreprise, les RH se doivent de posséder une stratégie à long terme. En effet, rester statique trop longtemps peut s'avérer très handicapant pour toute l'entreprise. Les services RH et leurs équipes ont donc tout intérêt à se renouveler régulièrement.

Finalement, on ne saurait que trop conseiller aux services RH de s'intéresser à ce que font les autres entreprises. La gestion des ressources humaines ne s'apprend pas dans un livre, mais sur le terrain. L'expérience des autres ne peut donc qu'être enrichissante.