Consultant freelance : automatiser au maximum son activité

Gagner du temps sur ses tâches administratives et de développement commercial quand on est indépendant est crucial. Cela permet de se concentrer sur ses missions. 

On fait le point sur tout ce que vous pouvez automatiser ou optimiser. L’automatisation n’est pas réservée aux freelances ayant des centaines de clients. Cela peut vous faire gagner du temps même si vous n'avez que 1 à 2 clients par an. Les outils que nous vous proposons ne nécessitent aucune compétence technique avancée (ou en tous cas rien d’insurmontable).

1- Standardiser ses process

- Optimiser la contractualisation : utilisez un document regroupant toutes les informations que demandent systématiquement les clients au moment de la contractualisation. Vous pouvez utiliser un simple PDF ou partager en externe une page Notion. Gratuite et facile à créer, la page Notion est bien plus agréable à consulter et présente l’intérêt majeur de pouvoir être actualisée. Si vous avez beaucoup de clients et signez un nombre important de missions il peut même être intéressant de prendre un abonnement à un outil de signature en ligne. Chez Bloomco nous utilisons Docusign. Attention cependant tous les clients n’acceptent pas d’utiliser ces outils.

- Optimisez vos connaissances : construisez votre propre knowledge (encore une fois Notion par exemple) pour n’avoir qu’à vous reposer les mêmes questions d'une année sur l'autre (ex : process pour les déclarations URSSAF, la comptabilité...). 

- Utiliser un CRM : l’utilisation d’un CRM n’est pas réservée aux freelances et entreprises ayant des centaines de clients. Il existe de nombreux CRM gratuits, comme Hubspot qui vous permettront de centraliser toutes les informations sur un client ou un prospect. Vous pourrez programmer des emails (relance, bonne année…) des rappels…

La version gratuite de Hubspot est largement suffisante pour un usage individuel. L’intérêt est de synchroniser Hubspot avec votre boite email. Pour un seul contact vous regrouperez donc les échanges d’emails, vos notes, l’historique des appels passé… L’idéal pour ne rien oublier et bluffer son prospect en se rappelant de chaque détail de sa dernière mission.

- Développer son réseau : sans avoir une pratique agressive de démarchage commercial développer son réseau Linkedin peut être pertinent. Prospectin vous permettra d’ajouter régulièrement certains profils sur LinkedIn, afin d’élargir votre réseau et de saisir les opportunités.

2-  Externaliser certaines activités

- Tout son administratif grâce au portage salarial. Cette solution a le mérite de conjuguer l’autonomie d’un statut d’indépendant avec la protection sociale du statut de salarié. Un des autres grands avantages du portage salarial est que le consultant n'a pas besoin de soucier de l'aspect administratif qui est totalement pris en charge. Vous pouvez regarder ce que Portalia propose pour avoir une idée de leurs offres.‍

- Sa comptabilité : le cabinet d’expert comptable Novaa est notamment spécialisé dans l’accompagnement des freelances.

- Sa prospection commerciale : s’inscrire au sein d’une communauté de freelance pour être averti des dernières offres sur le marché. Cela permet d’être visible auprès des entreprises et d’être mis en contact par un intermédiaire de confiance. Il y a Bloomco bien sûr mais aussi Comet ou Malt si vous avez un profil plus généraliste ou IT.

3- Utiliser les bons outils

- Planifiez avec Calendly c’est l’outil parfait pour déléguer vos prises de RDV. Il suffit d’envoyer le lien de votre calendrier à votre futur RDV et celui-ci pourra choisir la plage horaire qui lui arrange en fonction de celles que vous avez laissé disponible. Pour la prospection par exemple, il vous permet de laisser à vos futurs clients un créneau qui les arrange vraiment. Ce genre de flexibilité peut être vu comme un véritable atout auprès de votre potentiel recruteur.

- Créez des pages web gratuites avec Notion : Créer un site internet quand on est freelance est souvent une perte de temps si ce n’est pas votre métier. Si vous voulez vraiment un support complémentaire à votre CV et à votre Linkedin pensez à créer une page Notion. Photos, documents à télécharger, vidéos… vous pourrez y ranger tout ce que vous souhaitez. En guise de formulaire de contact, au-delà de votre adresse email, vous pouvez par exemple ajouter un lien typeform.

- Connectez avec Zapier permet de faire le lien entre toutes les applications que vous avez l’habitude d’utiliser. Outil de no code par excellence il demande un peu de temps pour une bonne prise en main mais peut être très puissant. Par exemple : chaque fois qu’une personne répond à un typeform que vous avez créé une carte Trello se crée. Ou chaque fois que vous recevez un email dans votre boite de pro, une carte se crée dans votre CRM...