Digitaliser la fonction finance en 3 étapes

Selon une étude Gartner, à horizon 2025, 93% des dirigeants financiers souhaitent :

• Une data disponible sur-demande
• Une structure financière centralisée
• Une fonction finance digitalisée
• Des financiers qui ont des connaissances approfondies du business et du digital

Les CFO (Chief Financial Officer) sont donc globalement alignés sur les objectifs à atteindre dans le cadre de la transformation digitale de la direction financière.

La mise en place d'outils est au coeur de cette transformation :

• En permettant d'automatiser et de réduire les tâches manuelles, les équipes pourront se concentrer sur des actions à forte valeur ajoutée
• Ces nouveaux outils permettront de collecter davantage de données : il faut donc penser la transformation digitale en parallèle de la transformation data de l'entreprise, et définir des cas d’usages pertinents pour la valorisation de cette data
• L'utilisation de nouveaux outils nécessite des phases de formation importantes et une évolution des compétences indispensables au sein des directions financières

On identifie trois stades d'avancement de la digitalisation des fonctions finances en fonction des entreprises.

Étape 1 - Une direction financière optimisée et plus efficace

Le premier grand chantier qui mobilise les directions financières est d’améliorer leur efficacité opérationnelle. Concrètement, il s’agit d’être plus rapide et plus efficace dans les tâches quotidiennes : la saisie comptable, la consolidation et le contrôle de gestion.

Objectifs et gains :

• Automatiser et désigner les processus à faible valeur ajoutée pour assurer une optimisation du temps des équipes. Par conséquent, le temps des clôtures est réduit grâce à la suppression des tâches à faible valeur ajoutée.
• Assurer une information financière de qualité et fiable pour réduire le risque d’erreur. Cela est un prérequis pour pouvoir automatiser les tâches.

Exemple de projet : 

• Mise en place d'une solution Record-to-Report (R2R) commet Trintech.
  Concrètement, Trintech permet d’automatiser le processus de la clôture mensuelle et représente par conséquent un gain de temps important. De plus, la solution permet également une intégration des documents et écritures comptables ainsi qu’une gestion de la trésorerie en optimisant la comptabilité client et fournisseurs.

Les points de vigilances à cette étape :

• Embarquer l'ensemble des métiers de la direction financière et établir une stratégie de conduite du changement adaptée
• Rester vigilant quant à la superposition d'outils
• Construire un plan de formation pour anticiper le gap de compétences digitales des équipes

Étape 2 - La fonction finance au service des métiers

Lors de cette seconde étape, la direction Finance change d’envergure et élargit son périmètre.

En effet, les équipes du CFO apprennent à se mettre au service des autres directions en fournissant diverses analyses. Mais surtout des insights personnalisés pour aider à la prise de décision. 

Objectifs et gains :

• Mettre à disposition des autres services de l’organisation l’information financière en temps réel
•  Développer des processus de prévision pour les métiers. Exemple : Donner une visibilité sur les stocks et la fiabilité des transports à la Supply Chain
  

Exemple de projet : 

• Un grand acteur international de la distribution rencontrait un problème de remontée d’informations à cause du décalage horaire entre les filiales. Certaines données étaient complétées manuellement par les commerciaux à travers le monde. Cela ne permettait donc pas de disposer en temps réel d'une vision globale et d'adapter la stratégie commerciale de manière ciblée. Pour résoudre ce problème, le groupe a mis en place une solution de Data Visualisation. L'objectif était double : automatiser la partie reporting tout en mettant à disposition des métiers une data en temps réel pour la prise de décision.

Les points de vigilance à cette étape :

• Décloisonner l’organisation et la rendre plus agile
• Continuer le travail de sensibilisation des collaborateurs à l’importance du digital et des solutions informatiques implémentées
• Adopter une posture de Business Partner, qui permettra de dialoguer sereinement avec les autres Business Unit et de jouer pleinement leur rôle d’aide à la décision
• Garder en tête que les autres fonctions sont toujours maîtres de leurs décisions, la finance n’est pas là pour imposer une vision

Au delà de la mise en place d'outils, c'est un changement de positionnement de la fonction finance qui est en jeu à cette étape.

Étape 3 - La finance au coeur de la stratégie de l'entreprise

Dernière étape de la transformation digitale : la finance prend ou reprend une place conséquente dans la définition des grandes orientations stratégiques de l’entreprise.

Le CFO et ses équipes adoptent une vision beaucoup plus transverse dans une organisation décloisonnée.

La direction financière participe à l’élaboration de la stratégie de l’entreprise pour réinventer la chaîne de valeur avec une meilleure gestion du business grâce à une utilisation systématique de KPI et d’insights chiffrés.

Objectifs et gains :

• Faire participer la fonction finance à l’élaboration de la stratégie de l’entreprise et réinventer la chaîne de valeur
• Former les collaborateurs aux nouvelles compétences digitales et les inciter à expérimenter et innover. A terme, toutes les équipes seront intégrées dans le développement de l‘activité de l’entreprise grâce un réseau de data partagé (cloud). Carrefour a récemment annoncé un plan de formation au digital de 100% de ses 85 000 collaborateurs.

Exemple de projet :

• Une entreprise dans le secteur industriel de l’énergie a réussi à mettre en place des outils d’analyse de l’empreinte carbone. Par la suite, l’organisation permet de visualiser l’impact environnemental de chaque euro investi et donc d’orienter la stratégie et l’activité. En d’autres termes, grâce à la donnée traitée par la direction financière et via le décloisonnement effectué lors des 2 premières étapes, la fonction finance a réussi à être au centre de la stratégie de l’entreprise et de son impact environnemental.